现在文件销毁的方式方法是有很多种的,面对堆积如山的文件资料是很多公司头疼的问题,为了避免因员工处置不当,造成公司文件、资料中的重要数据、 信息遗失和泄露等情况的发生,给公司带来不必要的经济损失,员工须严格遵守公司保密协议要求,定期对自己所保管的文件资料进行整理,对于日常需要归档的文件应妥善保管,对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件、草稿、复印废页及文字废纸,磁盘、光盘、图纸等,不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员,以防止泄密事件的发生。
常 见的文件销毁方式有熔浆再生和机械粉碎:
文件熔浆再生销毁可把需要进行销毁的文件放入打浆池,然后加药水到里面,通过搅拌机打碎,最后成泥,成浆。将废旧的纸再次熔为纸浆、再造新纸。这种文件销毁方式,销毁很彻底速度快而且十分环保,不会对环境造成污染,机械粉碎文件销毁采用粉碎机械对文件资料,单据,公司文档,图纸等纸质的物品进行粉碎,使纸质文档变成纸条或者成小碎片,保证信息不外流。这种机械粉碎销毁方式的销毁效果好,环保、快速、销毁量大,是目前国际上流行的纸张文件销毁方法。
1、纸类打浆法:
把文件资料,单据,公司文档,图纸等纸质的物品放到我公司的打浆池,然后加药水到里面,用搅拌机打碎,最后成泥,成浆。全部机械化作业,速度快。一池可打2吨,大概需要30分钟。收费低廉,量大免费。此种方法,速度快,环保,又不花什么钱。
2、锅炉焚烧法:
把文件资料,单据,公司文档,图纸等纸质的物品放到我公司的专业焚烧窝炉中进行焚烧。此种方法速度慢,不环保,收费高。
3、破碎机粉碎法,切割机切碎法:
把文件资料,单据,公司文档,图纸等纸质的物品用破碎机粉碎,切割机切碎。此种方法保密性要低于前两种方法,对保密要求不高的客户适用。
员工对筛选后需销毁的公司文件、资料进行整理分类:
1、 在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸,由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁;
2、 在工作过程中形成的日常办公作废的文件(指一般性文件、重要文件)、复印废页,需报部门负责人审核鉴定确已无保存价值的,待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁;
3、 日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件(指机密文件,含公司下发及上报的各项文件)、光盘、图纸等,必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的,报总裁审批,并由行政部门做好文件销毁记录,同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少两人在场进行破碎销毁。未经鉴定和批准的报废文件、资料,员工不得擅自销毁。