一个企业都是会有人是专门负责管理文件的，文件管理工作主要是负责文档存储、分类和检索，这三点看上去非常简单，每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息，纸质文件的归档整理工作我们需要认真对待，纸质文件是非常容易损坏的，而且纸质文件损坏是不容易修复的，文件管理是非常需要用心的一份工作，文件管理想要做好就必须要有自己的特点，让文件管理更加的出色。
文件管理也是有自己的步骤分布的，确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程，分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式，规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程，内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别，规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。
每个文档都是会有自己的特点，文件管理的特点主要在这几个地方：
层次展现：层次结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。
文档发布：文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。
文档附件：文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。
权限管理：依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。
文件管理的最后一步也是最重要的一步，那就是文件销毁，这一步是代表着文件的截止，文件销毁是为了让这份文件不再出现在我们身边，文件销毁工作为什么说是文件的最后一步，因为那么失去价值的文件是不会再被我们保存的，我们在文件销毁之前都是要对文件进行鉴定的，这样是为了防止销毁的时候把有价值的文件销毁了，文件销毁工作是文件管理的最后一步，也是文件管理的最重要的一步，因为文件销毁的时候有大量的文件同时销毁，我们平常用文件都是少量的，而且大多数还是公司内部人员。
